Onboarding-Homeoffice
Eine Studie des WorkFamily-Instituts und der FOM Hochschule
Von Joachim E. Lask (WFI), Verena J. Heidrich (WFI) & Prof. Dr. Eleonore Soei-Winkels (FOM-Hochschule)
Kurzbericht 2 zur Studie Onboarding-Homeoffice, 09.01.2021
Fakt ist … !
• Homeoffice ist aus der Arbeitswelt von heute nicht mehr wegzudenken.
• Der Rolle der Führungskraft kommt hierbei eine besondere Funktion zu.
• Sie ist nicht nur die Schaltzentrale für die Kommunikation und Aufgabenverteilung im Team.
• Sondern hat mehr denn je Einfluss auf die persönliche Zufriedenheit der Mitarbeiten-den mit dem Management ihrer privaten und beruflichen Rollen.
• Weiterbildungen sind erwünscht – von Führungskräften als auch Mitarbeitenden
Homeoffice ist mittlerweile Realität und Zukunft zugleich. Auch wenn wir uns fast schon ein bisschen daran gewöhnt haben, unseren Schreibtisch mit dem Kater und/oder den Kindern zu teilen, birgt der Heimarbeitsplatz nach wie vor neue Herausforderungen. Wie Sie im ersten Bericht bereits erfahren haben, stellt das Management von privaten und beruflichen Rollen im Homeoffice für viele eine Schwierigkeit dar – insbesondere wenn es um die praktische Umsetzung geht. Eine intensivere Vorbe-reitungs- und Einarbeitungszeit (Pre-/Onboarding) scheint eine vielversprechende Hilfestellung zu sein. Ebenso besteht Interesse an spezifischen Weiterbildungen für das Arbeiten von zuhause.
Wer sind die Studien-Teilnehmenden?
Geschlecht: weiblich N=270 mit einem mittleren Alter von 40.0 Jahren, männlich N= 179 mit einem mittleren Alter von 42.4 Jahren, divers N=1.
Generationenzuordnung: Babyboomer 10.8 %, Generation X 44.0 %, Generation Y 44.0 %, Generation Z 12.0 %.
Beziehungsstatus: verheiratet 47.8 %, verlobt 3.6 %, Lebensgemeinschaft 25.6 %, Single 18.2 %, anders 4.9 %.
Position: Sach/Fachkraft 47.8 %, Fach/ Führungskraft 28.4 %, Gruppen-/ Abteilungsleiter 6.4 %, Bereichsleiter 3.6 %, Vorstand/ Geschäftsführung 5.1 %, Freiberuflich/ Selbständig 8.7 %
Nicht nur für Mitarbeitende ist Homeoffice mehr als bloß ein Standortwechsel. Auch für Führungskräf-te ist die Koordination eines „unsichtbaren“ Teams eine völlig neue Erfahrung. Plötzlich gewinnt die Ergebnisorientierung in der Arbeitsbewertung eine zentrale Bedeutung, wo doch zuvor die Präsenzori-entierung Grundlage für die Entlohnung war. Vertrauen ist jetzt nötiger denn je und zugleich ist Kon-trolle weniger möglich. So ist und bleibt die Beziehungsqualität zwischen Mitarbeitenden und Füh-rungskraft der entscheidende Faktor für Motivation, Zufriedenheit und Gesundheit. Die Homeoffice-Situation wirkt wie ein Vergrößerungsglas auf diese Beziehungsqualität.
Führen auf Distanz ist also mehr als nur eine von vielen Führungsqualitäten. Es handelt sich dabei vielmehr um eine Zusatzqualifikation, einen weiteren Schritt in der Karriere. Dass mit der Corona-Pandemie Führungskräfte hier ebenfalls ins kalte Wasser geschmissen wurden, macht folgende Einschätzung der Mitarbeitenden deutlich: Mehr als zwei von drei Führungskräften werden nicht als Vorbild bzgl. Homeoffice erlebt. Dies führen die Studienteilnehmenden auch auf eine fehlende Weiterbildung der Führungskräfte zurück (siehe Abbildung 1). Eine gezielte Weiterqualifizierung zum Onboarding Homeoffice sollte daher selbstverständlich sein. 78% der teilnehmenden Führungskräfte stimmen uns dabei zu.
Klarheit und Bewertung der Arbeitsaufgaben
So sind Sie als Führungskraft etwa dafür verantwortlich, Klarheit über Struktur, Verteilung und Bewertung der Arbeitsaufgaben zu gewährleisten. Denn mit den flexiblen Arbeitszeiten und oft eingeschränkter Absprachemöglichkeit (ein Videocall, bzw. der Griff zum Telefonhörer ist für viele ein Hindernis im Vergleich zum persönlichen Face-to-Face) sind Reibungsverluste vorprogrammiert.
Die ersten Wochen sind entscheidend
Wie wichtig eine engmaschige Unterstützung im Onboarding-Homeoffice vonseiten der Führungskraft ist, zeigen die Ergebnisse deutlich. Wir können mit unseren Analysen eindeutig zeigen, dass ein struk-turiertes Onboarding durch die Führungskraft im Zusammenhang zum Stresserleben steht. Teilneh-mende, deren Führungskraft in den ersten Wochen den regelmäßigen Kontakt pflegt und dabei ihr Feedback, Unterstützung und Interesse am Einzelnen kundtut, fühlen sich weniger gestresst im Home-office. Das zeigt sich unter anderem darin, dass Prioritäten in der Arbeit klarer sind und das Abschalten von der Arbeit im eigenen Haushalt besser gelingt (Abb. 2).
Allerdings erhalten lediglich 23 Prozent der Teilnehmenden regelmäßig Rückmeldung zu ihrer Leistung im Homeoffice. Dabei ist das Feedback vonseiten der Führungskraft besonders wichtig für eine sichere Einschätzung der eigenen Leistung. Entsprechend geben die Studienteilnehmenden an, nicht nur die Prioritäten bei der Arbeit weniger zu erkennen, sondern sie erleben sich auch mehr an ihrer psychi-schen Belastungsgrenze und haben weniger Gelegenheit zur Regeneration (Abb.3).
Soziales Klima im Team
Ebenso gehört es zu den Zusatzaufgaben einer „virtuellen Führungskraft“ die Kommunikation im Team bestmöglich zu fördern und darauf zu achten, dass keiner der Mitarbeitenden vom Tagesgeschehen „abgeschnitten“ ist. Auch hier können wir mit der Studie zeigen, dass ein Onboarding in einem klaren Zusammenhang mit dem sozialen Klima im Team steht. Ein Beispiel: Erleben Mitarbeitende im Home-office ein zuverlässiges Onboarding, ist es ihnen eher möglich ihren Teammitgliedern zu helfen als mit unzureichendem Onboarding (vgl. Abb. 4).
Erwartungen zur Rollenpriorisierung – ein mächtiger Einflussfaktor
Ebenso gehört es zu den Zusatzaufgaben einer „virtuellen Führungskraft“ die Kommunikation im Team bestmöglich zu fördern und darauf zu achten, dass keiner der Mitarbeitenden vom Tagesgeschehen „abgeschnitten“ ist. Auch hier können wir mit der Studie zeigen, dass ein Onboarding in einem klaren Zusammenhang mit dem sozialen Klima im Team steht. Ein Beispiel: Erleben Mitarbeitende im Home-office ein zuverlässiges Onboarding, ist es ihnen eher möglich ihren Teammitgliedern zu helfen als mit unzureichendem Onboarding (vgl. Abb. 4).
Wir finden nun in unseren Analysen, dass dieses erlebte (Miss-)Verständnis individueller Rollenpräferenzen durch die Führungskraft für jeden einzelnen Mitarbeitenden einen wichtigen Einflussfaktor auf Stressempfinden, Autonomieerleben, Optimismusausprägung bis hin zur Beziehungsqualität darstellt (vgl. Abbildung 5). Somit steht fest, das Miteinbeziehen der privaten Rollen der Mitarbeitenden ist für das Gelingen von Führung auf Distanz unverzichtbar. Das erfolgreiche Management der privaten und beruflichen Rollen im Homeoffice ist längst nicht nur eine Notwendigkeit, sondern vielmehr ein Potential, welches Ihre Mitarbeitenden gewinnbringend im Beruf einbringen können (mehr dazu im nächsten Bericht).
Fazit
Gleich wie das Arbeiten verlangt auch das Führen von Mitarbeitenden im Homeoffice die (Weiter-) Entwicklung von Kompetenzen. Daher empfehlen wir spezifische Weiterbildungen für Führungskräfte, deren Team (teilweise) aus HomeofficerInnen besteht. Nichtsdestotrotz wollen wir Ihnen bereits eini-ge Tipps für das Gelingen der Führung auf Distanz an die Hand geben:
• Erhalten Sie die Struktur und Kommunikation „am Arbeitsplatz“! Bieten Sie tägliche bedarfsge-rechte ggfs. auch asynchrone Austauschformate an.
• Seien Sie Ansprechpartner*In für die Anliegen Ihrer Mitarbeitenden. Das Fehlen von Smalltalk und Flurfunk am Arbeitsplatz erhöht den Gesprächsbedarf und erschwert den Informationsfluss.
• Suchen Sie daher selbst aktiv das Gespräch zu jedem Einzelnen, in dem Sie sich nach dessen/ deren Erfolgen und Problemen erkunden.
• Äußern Sie Ihr Interesse an Präferenzen und Schwierigkeiten Ihrer Mitarbeitenden beim Manage-ment beruflicher und privater Rollen im Homeoffice. Zeigen Sie dabei offen Empathie und Unter-stützung.
• Nutzen Sie Ihr Wissen über die im Homeoffice besonders relevanten Skills (TOP 7; in Bericht 3) für eine individuelle Fremdeinschätzung Ihrer Mitarbeitenden. Dies befähigt Sie zu einer bedarfsgerechten Unterstützung des Einzelnen. Darüber hinaus können Sie Ihre Erkenntnisse dazu einsetzen, Aufgaben im Team so zu verteilen, dass sich die Mitglieder in ihren Fähigkeiten gewinnbringend – wenn möglich auch asynchron – ergänzen.
• Ergreifen Sie die Chance auf Schulungen und Weiterbildungen zum Thema Homeoffice wo immer möglich. Wie Sie im nächsten Bericht erfahren werden, liegt in der kontinuierlichen Erfahrung mit der „Herausforderung Homeoffice“ der Schlüssel zum Erfolg.
• Familiäre Bedingungen können sich durch die kindliche Entwicklung auch positiv bzw. negativ verändern. Dies gilt besonders für die langanhaltende Covid19-Krise hinweg. Fragen Sie also ggfs. einmal im Quartal oder bei bedeutsamen Veränderungen nach.
* WorkFamily-Institut; ** FOM Hochschule
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